Le PCA : Pourquoi ? Comment ? La solution GESCO

Pourquoi ?

Si le chef d’entreprise a conscience qu’outre les difficultés économiques, de nombreuses menaces pèsent sur son entreprise, le quotidien l’empêche d’y consacrer le temps nécessaire et ainsi de maîtriser ses vulnérabilités.
Pourtant, faute d’avoir anticipé cette situation et planifié une réaction adaptée, de nombreuses entreprises ayant subi un sinistre majeur ont disparu.
Une interruption d’activité, même courte, peut suffire à compromettre la place de l’entreprise sur ses marchés
Un Plan de Continuité d’Activité – PCA – permet d’optimiser la solidité d’une entreprise en cas d’événements déstabilisants :

• Limiter les pertes et la durée de la crise,
• Être en mesure de tenir ses engagements vis-à-vis de ses partenaires,
• Maintenir sa visibilité sur son marché.

Comment ?

Avant de commencer un projet PCA, il est nécessaire de comprendre l’organisation de l’entreprise : son activité, ses objectifs, ses valeurs, sa stratégie, son environnement interne et externe.
La description du contexte permet de lister les activités essentielles de l’entreprise, les processus clés nécessaires à leur fonctionnement, ainsi que les ressources critiques :

• Infrastructures – bâtiments, locaux, moyens de transport…,
• Systèmes d’information – systèmes informatiques, moyens de télécommunication…,
• Ressources humaines – personnes clefs, qualifications, compétences…,
• Ressources intellectuelles et immatérielles – données internes, informations stratégiques…,
• Prestations externes – énergie, sous-traitants… – ou produits critiques – matières premières rares.

La mise en place d’un PCA comprend les six phases suivantes :

1. L’identification des risques les plus graves

Les risques susceptibles de compromettre la continuité des activités essentielles doivent être décrits puis priorisés, en procédant à leur cartographie.
Cette analyse des risques permettra à l’organisation de comprendre les menaces et vulnérabilités qui pèsent sur ses activités critiques et celles de ses fournisseurs et autres parties prenantes. Elle fournira des informations factuelles et des analyses pour prendre des décisions éclairées sur la façon de traiter les risques. 

2. La stratégie de continuité d’activité

Pour chaque activité essentielle, la stratégie précisera, jusqu’au retour à une situation normale :

• Les niveaux de service retenus,
• Les durées d’interruption maximales admissibles pour ces différents niveaux de service,
• Les ressources et procédures nécessaires pour atteindre ces objectifs, en tenant compte des ressources critiques qui peuvent avoir été perdues.

L’organisation devra développer et mettre en œuvre les dispositions nécessaires pour gérer la situation de crise et reprendre ses activités dans le délai cible de rétablissement qu’elle se sera fixée au préalable.
Cela nécessite de la part de l’organisation de :

• Définir et documenter une structure (ou cellule) capable de réagir efficacement à une situation de crise,
• Déterminer comment l’organisation peut reprendre ses activités sous le délai cible de rétablissement défini au préalable en incluant les ressources nécessaires pour la reprise des activités,
• Déterminer comment gérer la situation avec les fournisseurs et autres parties prenantes.

3. La définition du rôle des responsables de la mise en œuvre du PCA/cellule de crise

Doivent être précisés :

• Les procédures de mise en œuvre du PCA,
• Les moyens nécessaires,
• Le détail de l’organigramme
• Rôle des différents responsables. ​

Toute personne en charge d’une action relevant d’un PCA doit connaître précisément sa fonction en cas de crise.
 

4. Le dispositif de gestion de crise
   Il permet de conduire la mise en œuvre opérationnelle du PCA, selon des procédures :
• Détection et qualification des incidents,
• Alerte et activation de la cellule de crise,
• Déclenchement des dispositions du PCA :

li>Solution palliative : contournement des services interrompus,
• Mode secours : fonctionnement dégradé,
• Plan de reprise de l’activité normale,
• Plan de communication.
   

5. La maintenance opérationnelle du plan
   Le PCA doit comporter des indicateurs permettant de vérifier :
• La mise en œuvre des dispositifs préconisés dans le plan,
• L’adéquation du plan au regard des objectifs de continuité,

Les niveaux de service réellement constatés lors d’une crise – retour d’expérience.

La solution GESCO

Si l’assurance est un outil, parmi d’autres, au service de la gestion des risques, et concerne avant tout la dernière phase : « le transfert des risques », il faut bien comprendre qu’il s’agit d’un outil particulièrement important, puisqu’il permet de financer des risques « insupportables » pour l’entreprise,  et que, par les garanties de type PERTES D’EXPLOITATION, elle va contribuer à la pérennité de l’entreprise.
Or la plupart des démarches actuelles traitent rarement des relations avec les assureurs dans le cas d’étude et de mise en œuvre d’un PCA.

Fidèle à sa tradition, GESCO innove donc, dans le triple but : pragmatisme, efficacité et coût. Il est un des premiers courtiers à incorporer à son offre assurancielle des prestations de conseil, ceci en partenariat avec les assureurs, et en associant ceux-ci à l’élaboration et la révision du PCA.
Les assureurs ont en effet un intérêt évident à apporter une attention particulière au PCA.  Ils sont donc disposés à participer aux solutions à mettre en œuvre pour réduire les risques auxquels les entreprises assurées sont exposées. En effet, une entreprise qui a étudié un PCA est mieux préparée à un événement majeur pouvant impacter gravement son activité, car elle va mettre en œuvre les solutions de maîtrise de la situation, appropriées et dans un délai suffisamment court pour réduire l’impact de l’événement.
De par sa reconnaissance par les assureurs, GESCO va « mettre en musique » ce partenariat, en utilisant les compétences internes de l’assureur utiles à la préparation du PCA.
GESCO pourra par exemple utiliser les compétences de l’ingénieur prévention de la compagnie d’assurance, lors des visites de risques régulières, pour identifier et hiérarchiser les vulnérabilités de l’entreprise, pour ensuite imaginer des scénarios de sinistre et des réponses possibles à ces situations de crise.
Ce partenariat comportera également une assistance et intervention en aval :
Lorsque l’événement redouté survient et nécessite d’activer les procédures du PCA, GESCO et l’assureur vont donc mettre à la disposition de l’entreprise sinistrée différents moyens d’assistance, qui peuvent comprendre :

• La participation à la cellule de crise ;
• La mise à disposition d’une plateforme téléphonique pour prendre en charge tous les appels extérieurs ;
• Le conseil pour le choix des entreprises spécialisées dans le nettoyage, la décontamination, le sauvetage des bâtiments et des outils de production ; 
• Le conseil pour le choix de loueurs d’équipements de remplacement ;
• L’assistance technique pour définir le programme de reconstitution de l’outil de travail ; 
• Le financement éventuel des moyens spécifiques liés au PCA à condition de valider en amont les solutions mises en œuvre car en principe, ce financement n’entre pas dans le cadre des contrats d’assurance habituels
• etc.

GESCO pourra enfin obtenir de l’assureur de moduler la tarification appliquée à l’entreprise et donc le niveau de cotisation d’assurance : contactez-nous !